„Frühjahrsputz“ – Sortieren, Entstauben und Aufpolieren im Tarif-Portfolio

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(c) BBH

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Alljährlich kommt – oft erst in den letzten Monaten des Jahres – die Zeit der großen Hektik unter den Vertriebskollegen: Abgaben, Umlagen, Kostenpositionen – wann final, wie einkalkulieren? Kundengruppen, Tarife, Preismaßnahmen – bei welchen Kunden, welche Anpassungen, wie umsetzen?

Wegen des großen Zeitdrucks zum Jahresende werden oft aus den Daten, die gerade verfügbar sind, nur grobe, überschlägige Berechnungen angestellt. Dies birgt Gefahren: Tarife werden unsachgemäß angepasst, auf Kosten der eigenen Wettbewerbsfähigkeit.

Wohl dem, der über das Jahr gut vorgesorgt und die Vertriebssteuerung und die involvierten innerbetrieblichen Prozesse auf Kurs gebracht hat. Warum gönnen Sie Ihrem Tarif-Portfolio nicht einen „Frühjahrsputz“?

Um das Tarif-Portfolio optimal anzupassen, sind verschiedene, rechtzeitig koordinierte Strukturierungs-, Analyse- und Kalkulationsmaßnahmen nötig, die am Ende ein passgenaues und stressfreies Preismanagement ermöglichen und gleichzeitig das Risiko von Kundenabwanderungen minimieren. Der richtige Zeitpunkt dafür? Am besten jetzt.

Vertrags- und Kundendaten – Auswerten und auswerten lassen

Wie so häufig, ist die Überwindung zu Anfang am größten: Als erster Schritt ist es nötig, Tarif- und Kundenübersichten aufzustellen und zu strukturieren, samt Verbrauchs- und Erlösauswertung aus den Abrechnungssystemen. Das ist anspruchsvoll. Leider werden oftmals mit viel manuellem Aufwand Auswertungen erzeugt, nur um (häufig zu spät) festzustellen, dass die wirklich benötigten Übersichten noch fehlen. Oft schafft eine spezifische Anpassung im Rahmen einer Funktionsoptimierung der System-Software Abhilfe, denn verlässliche und schnell verfügbare Auswertungen der Vertriebsaktivitäten stellen das Fundament für die Entwicklung zukunftssicherer Portfolio-Maßnahmen dar.

Innerbetriebliche Kostenkomponenten – Welche, wie hoch und wohin damit?

Die Aufgabe, Kostenpositionen zur Margenkalkulation anhand der althergebrachten undifferenzierten Deckungsbeitragsrechnung aufzustellen, ist meist noch überschaubar. Kniffliger ist aber, erweiterte Kostenkomponenten im Rahmen der differenzierten Deckungsbeitragsrechnung so zu erheben und optimal zuzuweisen, dass man aktuellen Konkurrenzkampf bestehen kann.

Eine anforderungs- und ressourcengerechte Prozess- und Vertriebskostenanalyse liefert dabei die Datengrundlage für das richtige Kostenallokationsmodell der Vertriebs- und Gemeinkosten, das sowohl nach Tarifen, Kundensegmenten und Liefergebieten sowie anhand des Wettbewerbsniveaus entwickelt werden sollte.

Wichtig dabei ist, das Ineinandergreifen vonVertrieb, Controlling und Buchführung frühzeitig zu koordinieren und den Mitarbeitern leistungsfähige Kalkulationswerkzeuge zur Verfügung zu stellen. Nur mit sachgemäß kalkulierten und zugewiesenen Kostenpositionen in Verbindung mit einer Analyse des aktuellen Wettbewerbsumfeldes kann man erfolgreich Tarife entwickeln und die Preise möglichst rechtssicher anpassen.

Preisanpassungen umsetzen – wenn, dann richtig

Preisanpassungen in laufenden Verträgen stellen häufig ein besonderes Risiko dar. Nach den allgemeinen zivilrechtlichen Regeln kann man einvernehmlich vereinbarte Preise im Grundsatz auch nur einvernehmlich ändern. Will der Lieferant die Preise ohne ausdrückliches Einverständnis des Kunden ändern, muss er sich dies im Vertrag vorbehalten (durch sog. Preisanpassungsklauseln). Solche Preisanpassungsklauseln werden von der Rechtsprechung seit jeher nach besonders strengen Kriterien auf ihre Wirksamkeit überprüft. Gelangt ein Gericht zu der Auffassung, dass die vom Lieferanten gestellte Preisanpassungsklausel unwirksam ist, kann der Kunde die aufgrund der (ebenfalls unwirksamen) Preisanpassung gezahlten zusätzlichen Beträge zurückfordern. Im vergangenen Jahr waren einige Energieversorgunger betroffen, als der Bundesgerichtshof (BGH) – nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) – sog. „GVV-Klauseln“ in Sonderlieferverträgen für unwirksam erklärte (wir berichteten). Übrigens: Derzeit steht auch die Preisanpassungsregelung für Grundversorger (§ 5 Strom-/GasGVV) vor dem EuGH auf dem Prüfstand.

Bevor man Preise anpasst, sollte man also kritisch überprüfen, ob man mit dem jeweiligen Kunden eine Preisanpassungsklausel vereinbart hat und diese womöglich unwirksam ist (z.B. aufgrund einschlägiger Rechtsprechung). Denn die Erfahrung zeigt, dass Kunden Preisanpassungen häufig nicht mehr widerspruchslos hinnehmen, sondern die Zahlung der erhöhten Entgelte verweigern oder sogar Rückzahlungsansprüche für die Vergangenheit geltend machen. Es kann sich in Einzelfällen anbieten, statt einer einseitigen Preisanpassung den Kontakt zum Kunden zu suchen und so eine einvernehmliche Änderung des Vertrags (im Idealfall auch besonders risikoträchtiger Preisanpassungsklauseln) durch Abschluss eines neuen Vertrags mit angepassten Inhalten zu erreichen.

Wärme, Gewerbe, Gemeinde – endlich aussortieren im Tarif-Portfolio

Das Hauptaugenmerk der Aufräumarbeiten im Tarifportfolio liegt meist auf kundenintensiven Haupttarifen. Doch daneben tummeln sich die über Jahre großgezogenen Sorgenkinder des Tarifportfolios: Wärme-, Gewerbe- und Gemeindetarife sind aus den unterschiedlichsten Gründen in der Regel in unüberschaubarem Umfang vorhanden, bisweilen unbeachtet, und kosten dennoch Geld, Zeit und Nerven. Die Tarifportfolio-Bereinigung ist oftmals ein lang aufgeschobenes Großprojekt, kann jedoch die im Wettbewerb entscheidenden Zehntel an Prozesseffizienz und Kosteneinsparung bringen. Hierbei sind eine strukturierte Datenerfassung und die Umsetzungsplanung mit definierten Teilschritten ebenso wichtig wie der fortwährende Blick auf die Effekte auf den Kundenbestand.

Verträge und Preissysteme – entstauben und modernisieren

Aus rechtlicher Sicht ist bei der Bereinigung des Tarifportfolios zu beachten, dass die betroffenen Kunden nicht einfach in einen neuen Tarif „gesteckt“ werden können. Im Grundsatz gilt das, was bei Vertragsschluss vereinbart wurde – an sich also sämtliche Tarifmerkmale – unverändert weiter. Ist schon die Durchführung einer einseitigen Preisanpassung nicht ganz risikofrei, so kann die vertragliche Grundlage unliebsamer Tarife rechtsicher ausschließlich im Einvernehmen mit dem Kunden geändert werden. Dabei ist die Lage keineswegs aussichtslos, denn häufig gelingt es Versorgern, die Entschlackung ihrer Tariflandschaft sogar als Mittel zur Kundenpflege einzusetzen, etwa, indem dem sie Kunden anbieten, einen neuen Vertrag mit attraktiven Konditionen abzuschließen.

Gegenüber Kunden, bei denen dieser Ansatz nicht fruchtet, bleibt – je nach Risiko – als „ultima ratio“ nur die Änderungskündigung. Dann sollte die ordentliche Kündigung des bestehenden Energieliefervertrags mit einem (erneuten) Angebot verbunden werden, einen neuen Energieliefervertrag mit angepassten Inhalten abzuschließen. Wer diesen Schritt scheut, riskiert, dass die Bemühungen zur Bereinigung des Tarifportfolios letztlich im Sande verlaufen und man die unerwünschten „Altlasten“ weiter im Schlepptau mitführt.

Fazit: Höchste Zeit für einen „Frühjahrsputz“

Der nächste Herbst kommt bestimmt und ein frühzeitiges „Großreinemachen“ in der Tariflandschaft lohnt sich. Denn die Erfahrung zeigt, dass Lieferanten, die möglichst frühzeitig bestehende Optimierungspotenziale in der Tariflandschaft und den Kalkulationsmethoden ermitteln, profitable und wettbewerbsfähige Tarif-Portfolios aufbauen können. Dazu gehört auch, etwaige energierechtliche Stolpersteine im zugehörigen Vertragswerk aufzudecken und auszuräumen. Wer die für das „Großreinemachen“ nötigen Ressourcen freistellt, kann den Vertrieb zukunftsfähig ausrichten und erspart sich risiko- und stressreiche „Hauruck“-Aktionen.

Ansprechpartner BBH: Dr. Jost Eder/Marcel Malcher/Matthias Puffe