Das Jahresende naht: Wie versteuert man Geschenke an Geschäftsfreunde?

Zum Jahresende ist es üblich, Geschenke an Geschäftsfreunde zu verteilen. Kann man die Kosten dafür als Betriebsausgaben von der Steuer abziehen? Das hängt von einer Reihe komplizierter Voraussetzungen ab:

• Geschenke an Geschäftsfreunde sind nur bis zu einem Wert von 35 Euro netto ohne Umsatzsteuer pro Jahr und pro Empfänger abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 EStG).

• Nichtabziehbare Vorsteuer (z.B. bei Versicherungsvertretern, Ärzten) ist in die Ermittlung der Wertgrenze mit einzubeziehen. In diesen Fällen darf der Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer) nicht mehr als 35 Euro betragen.
• Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorhanden sein, auf der der Name des Empfängers vermerkt ist. Bei Rechnungen mit vielen Positionen sollte man eine gesonderte Geschenkeliste anfertigen, die die Namen der Empfänger sowie Art und Betragshöhe des Geschenks auflistet.
• Schließlich müssen diese Aufwendungen auf ein besonderes Konto der Buchführung „Geschenke an Geschäftsfreunde“, getrennt von allen anderen Kosten, gebucht werden.

Wenn man in einem Wirtschaftsjahr für eine Person insgesamt mehr als 35 Euro für Geschenke ausgibt oder die formellen Voraussetzungen nicht beachtet, kann man diese Kosten nicht abziehen.

Kranzspenden und Zugaben sind keine Geschenke und dürfen deshalb auch nicht auf das Konto „Geschenke an Geschäftsfreunde“ gebucht werden. In diesen Fällen sollte ein Konto „Kranzspenden und Zugaben“ eingerichtet werden.

Unternehmer können dabei Geschenke an Geschäftsfreunde pauschal mit 30 Prozent versteuern. Das gilt aber nicht bei besonders hohen Sachzuwendungen: Die sollen mit dem individuellen Steuersatz des Empfängers besteuert werden. Daher ist die Pauschalierung ausgeschlossen, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder je Einzelzuwendung 10.000 Euro übersteigen. Die Zuwendungen sind weiterhin aufzuzeichnen, auch um diese Grenze prüfen zu können (§ 4 Abs. 7 S. 1 EStG).

Pauschal versteuerte Geschenke muss der Empfänger nicht mehr versteuern (§ 37b EStG). Wie diese Regel im Einzelnen angewandt wird, ist in einem koordinierten Ländererlass festgelegt (BMF, Schreiben v. 29.4.2008, IV B 2 – S 2297b / 07 / 0001). Danach ist u.a. Folgendes zu beachten:

Grundsätzlich muss das Wahlrecht, ob man die Einkommensteuer für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen pauschal abführen will oder nicht, einheitlich ausgeübt worden. Es ist jedoch zulässig, die Pauschalierung jeweils gesondert für Zuwendungen an Dritte (z.B. Geschäftsfreunde und deren Arbeitnehmer) und an eigene Arbeitnehmer anzuwenden.

Streuwerbeartikel (Sachzuwendungen bis 10 Euro) müssen nicht in die Bemessungsgrundlage der Pauschalierung einbezogen werden, werden also nicht besteuert.

Bei der Prüfung, ob Aufwendungen für Geschenke an einen Nichtarbeitnehmer die Freigrenze von 35 Euro pro Wirtschaftsjahr übersteigen, ist die übernommene Steuer nicht mit einzubeziehen. Die Abziehbarkeit der Pauschalsteuer als Betriebsausgabe richtet sich danach, ob die Aufwendungen für die Zuwendung als Betriebsausgabe abziehbar sind.

Der Unternehmer muss den Zuwendungsempfänger darüber informieren, dass er die Pauschalierung anwendet. Eine besondere Form ist dafür nicht vorgeschrieben.

Nach einer Verfügung (v. 10.10.2012, Az. S-2297b A – 1 – St 222) der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main müssen bloße Aufmerksamkeiten (Sachzuwendungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses wie Geburtstag, Jubiläum) mit einem Wert bis zu 40 Euro (in

klusive Umsatzsteuer) nicht mehr in die Bemessungsgrundlage der Pauschalsteuer einbezogen werden.

Da diese Vorschriften sehr kompliziert sind, sollte man in Einzelfällen den Steuerberater fragen.

Ansprechpartner: Manfred Ettinger/Meike Weichel