Geschenke an Geschäftsfreunde, und wie man sie versteuert

Zum Jahresende ist es üblich, Geschenke an Geschäftsfreunde zu verteilen. Doch kann man die Kosten dafür hinterher als Betriebsausgaben von der Steuer abziehen? Das hängt von mehreren Faktoren ab:

• Geschenke an Geschäftsfreunde sind nur bis zu einem Wert von 35 Euro netto ohne Umsatzsteuer pro Jahr und pro Empfänger abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 EStG).
• Nichtabziehbare Vorsteuer (z. B. bei Versicherungsvertretern, Ärzten) ist in die Ermittlung der Wertgrenze mit einzubeziehen. In diesen Fällen darf der Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer) nicht mehr als 35 Euro betragen.
• Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorhanden sein, auf der der Name des Empfängers vermerkt ist. Bei Rechnungen mit vielen Positionen sollte eine gesonderte Geschenkeliste mit den Namen der Empfänger sowie der Art und der Betragshöhe des Geschenks gefertigt werden.
• Schließlich müssen diese Aufwendungen auf ein besonderes Konto der Buchführung „Geschenke an Geschäftsfreunde“, getrennt von allen anderen Kosten, gebucht werden.

Es kommt dabei auf die Summe an: Wenn die Geschenke pro Person und pro Wirtschaftsjahr zusammengenommen den Betrag von 35 Euro überschreiten, die formellen Voraussetzungen also nicht beachtet werden, sind die Geschenke an diese Personen insgesamt nicht abzugsfähig.

Kranzspenden und Zugaben sind keine Geschenke und dürfen deshalb auch nicht auf das Konto „Geschenke an Geschäftsfreunde“ gebucht werden. In diesen Fällen sollte ein Konto „Kranzspenden und Zugaben“ eingerichtet werden.

Unternehmer können betrieblich veranlasste Sachzuwendungen und Geschenke auch pauschal mit 30 Prozent versteuern. Um bei hohen Sachzuwendungen eine Besteuerung mit dem individuellen Steuersatz des Empfängers zu gewährleisten, ist die Pauschalierung ausgeschlossen, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr oder je Einzelzuwendung 10.000 Euro übersteigen. Die Zuwendungen sind weiterhin aufzuzeichnen, auch um diese Grenze prüfen zu können (§ 4 Abs. 7 S. 1 EStG).

Wenn der Schenker pauschal versteuert, muss der Empfänger die Zuwendung nicht versteuern (§ 37b EStG, eingeführt durch das Jahressteuergesetz 2007, BGBl. I 2006 S. 2876). In einem koordinierten Ländererlass hat die Finanzverwaltung zur Anwendung dieser Regelung Stellung genommen (BMF, Schr. v. 29.4.2008, IV B 2 – S 2297 b/07/0001). Danach ist u.a. Folgendes zu beachten:

• Grundsätzlich ist das Wahlrecht zur Pauschalierung der Einkommensteuer für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Zuwendungen einheitlich auszuüben. Man kann aber die Pauschalierung jeweils gesondert für Zuwendungen an Dritte (z.B. Geschäftsfreunde und deren Arbeitnehmer) und an eigene Arbeitnehmer anwenden.
• Streuwerbeartikel (Sachzuwendungen bis 10 Euro) müssen nicht in die Bemessungsgrundlage der Pauschalierung einbezogen werden, werden also nicht besteuert.
• Bei der Prüfung, ob die Freigrenze von 35 Euro pro Wirtschaftsjahr überstiegen wurde, ist die übernommene Steuer nicht mit einzubeziehen. Die Abziehbarkeit der Pauschalsteuer als Betriebsausgabe richtet sich danach, ob die Aufwendungen für die Zuwendung als Betriebsausgabe abziehbar sind.
• Der Unternehmer muss den Zuwendungsempfänger darüber informieren, dass er die Pauschalierung anwendet. Eine besondere Form ist dafür nicht vorgeschrieben.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden (Urt. v. 16.10.2013, Az. VI R 52/11, VI R 57/11, VI R 78/12), dass die Regel zur Pauschalisierung (§ 37b EStG) nur dann gilt, wenn die Zuwendungen oder Geschenke im Rahmen der Einkunftsarten, die der Einkommensteuer unterliegen, geflossen sind. Die Norm begründet keine weitere eigenständige Einkunftsart, sondern stellt lediglich eine besondere pauschalierende Erhebungsform der Einkommensteuer zur Wahl. Die Pauschalierungsvorschriften erweitern auch nicht den einkommensteuerrechtlichen Lohnbegriff. Sie beziehen sich auf alle Geschenke an Geschäftsfreunde( § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), und zwar unabhängig davon, ob ihr Wert 35 Euro überschreitet oder nicht.

Nach einer Verfügung der Oberfinanzdirektion (OFD) Frankfurt am Main (Verfg. v. 10.10.2012, S‑2297b A – 1 – St 222) müssen bloße Aufmerksamkeiten (Sachzuwendungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses, wie Geburtstag, Jubiläum) mit einem Wert bis zu 40 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht mehr in die Bemessungsgrundlage der Pauschalsteuer einbezogen werden.

Wegen der Kompliziertheit der Vorschrift sollte in Einzelfällen der Steuerberater gefragt werden.

Ansprechpartner: Manfred Ettinger/Meike Weichel