Inventur am Bilanzstichtag: Was man wissen und beachten muss

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Das Jahresende nähert sich, und daher wird es wieder Zeit für eine Erinnerung: Alle Kaufleute, die nach den handelsrechtlichen oder steuerlichen Vorschriften Bücher führen und im Laufe des Wirtschaftsjahres keine permanente Inventur vornehmen, müssen dies zum Ende des Wirtschaftsjahres tun (die Inventurvorschriften ergeben sich aus den §§ 240241 HGB und den §§ 140141 AO). Ohne eine solche Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag ist die Buchführung des Unternehmens nicht ordnungsgemäß. Vermögensgegenstände steuerlich zu ihrem Teilwert abzuschreiben geht dabei nur, wenn es sich um eine voraussichtlich dauernde Wertminderung handelt. Diese Voraussetzungen müssen zu jedem Bilanzstichtag neu nachgewiesen werden. Das ist bei der Inventur zu berücksichtigen.

Eine Fotoinventur ist nicht zulässig. Da die Inventurarbeiten aber sehr zeitaufwändig sein können, insbesondere bei den Roh-, Hilfs-, und Betriebsstoffen, den Fabrikaten und Handelswaren, gibt es Erleichterungen:

  • Bei der so genannten zeitnahen Inventur können die Bestandsaufnahmen innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag stattfinden. Zwischenzeitliche Bestandsveränderungen durch Einkäufe oder Verkäufe sind zuverlässig festzuhalten.
  • Bei der zeitlich verlegten Inventur können die Bestandsaufnahmen innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag vorgenommen werden. Dabei muss der Wert der durch die Inventur ermittelten Bestände zum Bilanzstichtag fortgeschrieben bzw. rückgerechnet werden. Eine nur mengenmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung reicht nicht aus. Für Bestände, die durch Schwund, Verderb und ähnliche Vorgänge unvorhersehbare Abgänge erleiden können, sowie für besonders wertvolle Güter, ist nur die Stichtagsinventur zulässig. Zu beachten ist ebenfalls, dass Steuervergünstigungen wie das Verbrauchsfolgeverfahren, die auf die Zusammensetzung der Bestände am Bilanzstichtag abstellen, nicht in Anspruch genommen werden können.
  • Bei der sogenannten Einlagerungsinventur mit automatisch gesteuerten Lagersystemen (z. B. nicht-begehbare Hochregallager) erfolgt die Bestandsaufnahme laufend mit der Einlagerung der Ware. Soweit Teile des Lagers während des Geschäftsjahres nicht bewegt worden sind, bestehen Bedenken, dies so zu handhaben.
  • Das Stichproben-Inventurverfahren erlaubt eine Inventur mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben. Die Stichprobeninventur muss den Aussagewert einer konventionellen Inventur haben. Das ist der Fall, wenn ein Sicherheitsgrad von 95 Prozent erreicht und relative Stichprobenfehler von 1 Prozent des gesamten Buchwerts nicht überschritten werden. Hochwertige Güter und Gegenstände, die einem unkontrollierten Schwund unterliegen, sind nicht in dieses Verfahren einzubeziehen.
  • Das Festwertverfahren kann auf Sachanlagen und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe angewendet werden. Voraussetzung ist, dass die Gegenstände im Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung sind, sich der Bestand in Größe, Zusammensetzung und Wert kaum verändert und die Gegenstände regelmäßig ersetzt werden. Diese Gegenstände müssen in der Regel alle drei Jahre oder bei wesentlichen Mengenänderungen sowie bei Änderung in der Zusammensetzung durch eine körperliche Inventur erfasst werden. In Ausnahmefällen kann eine Inventur nach fünf Jahren ausreichen.
  • Wird das Verfahren der permanenten Inventur angewendet, ist darauf zu achten, dass bis zum Bilanzstichtag alle Vorräte nachweislich einmal aufgenommen worden sind.

Bei der Bestandsaufnahme sind alle Wirtschaftsgüter lückenlos und vollständig zu erfassen. Die Aufzeichnungen sind so zu führen, dass eine spätere Nachprüfung möglich ist. Es ist zweckmäßig, die Bestandsaufnahmelisten so zu gliedern, dass sie den räumlich getrennt gelagerten Vorräten entsprechen. Der Lagerort der aufgenommenen Wirtschaftsgüter ist zu vermerken. Die Bestandsaufnahmelisten sind von den aufnehmenden Personen abzuzeichnen. Es kann organisatorisch notwendig sein, die Bestände durch ansagende Personen und aufschreibende Mitarbeiter aufnehmen zu lassen. Inventuranweisungen, Aufnahmepläne, Originalaufzeichnungen und die spätere Reinschrift der Bestandsaufnahmelisten sind aufzubewahren.

Fremde Vorräte, z. B. Kommissionswaren oder berechnete, vom Kunden noch nicht abgeholte Waren oder Fabrikate, sind getrennt zu lagern, um Inventurfehler zu vermeiden. Fremdvorräte müssen nur erfasst werden, wenn der Eigentümer einen Nachweis verlangt.

Eigene Vorräte sind immer zu erfassen. Das schließt minderwertige und mit Mängeln behaftete Vorräte ebenso ein wie rollende oder schwimmende Waren. Bei unfertigen Erzeugnissen muss zur späteren Ermittlung der Herstellungskosten der Fertigungsgrad angegeben werden. Dabei darf man auch verlängerte Werkbänke (Fremdbearbeiter) und die Werkstattinventur nicht vergessen.

Alle Forderungen und Verbindlichkeiten des Unternehmens sind zu erfassen. Das gilt auch für Besitz- und Schuldwechsel. Es sind entsprechende Saldenlisten zu erstellen. Bargeld in Haupt- und Nebenkassen ist durch Kassensturz zu ermitteln.

Zur Inventurerleichterung können Diktiergeräte verwendet werden. Besprochene Tonbänder können gelöscht werden, sobald die Angaben in die Inventurlisten übernommen und geprüft worden sind.

Ansprechpartner: Manfred Ettinger