Unterlagen, die Sie im Jahr 2017 vernichten können

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Wirft man es weg? Oder behält man es lieber doch? Ob Sie den anstehenden Jahreswechsel nutzen, um sich auch von persönlichen Erinnerungsstücken zu trennen, das überlassen wir ganz Ihnen. Dafür verraten wir Ihnen, welche Buchführungsunterlagen Sie nach dem 31.12.2016 nicht mehr aufzuheben brauchen. Vernichten können Sie getrost:

  • Aufzeichnungen aus 2006 und früher;
  • Inventare, die bis zum 31. Dezember 2006 aufgestellt worden sind;
  • Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahre 2006 oder früher erfolgt ist;
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2006 oder früher (§ 147 Abs. 3 AO);
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2006 oder früher aufgestellt worden sind;
  • Empfangene Handels– oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2010 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden;
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2010 oder früher.
  • Aber: Für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und Inventare ist auf das Kalenderjahr der Erstellung abzustellen.
    Beispiel: Der Jahresabschluss für 2005 wurde 2007 erstellt. Da er ab dem Jahr der Erstellung 10 Jahre aufzubewahren ist, kann er erst ab dem 1.1.2018 vernichtet werden.

Dabei sind die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten.

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Es ist darauf zu achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr 2016 betragen hat, müssen die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren (§ 147a AO). Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend.

Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Ansprechpartner: Manfred Ettinger/Christian Fesl