Welche Unterlagen Sie im Jahr 2018 vernichten können

Download PDF

(c) BBH

Alle Jahre wieder: Der Jahreswechsel naht und damit auch die Möglichkeit, Ihre Aktenschränke zu entrümpeln. Folgende Unterlagen können Sie nach dem 31.12.2017 vernichten:

  • Aufzeichnungen aus 2007 und früher,
  • Inventare, die bis zum 31.12.2007 aufgestellt worden sind,
  • Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahre 2007 oder früher erfolgt ist,
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen, die 2007 oder früher aufgestellt worden sind (Hinweis: Für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und Inventare ist auf das Kalenderjahr der Erstellung abzustellen. Beispiel: Der Jahresabschluss für 2006 wurde 2008 erstellt. Da er ab dem Jahr der Erstellung 10 Jahre aufzubewahren ist, kann er erst ab dem 1.1.2019 vernichtet werden),
  • Buchungsbelege aus dem Jahre 2007 oder früher,
  • empfangene Handels– oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2011 oder früher empfangen bzw. abgesandt wurden,
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahre 2011 oder früher (§ 147 Abs. 3 AO).

Dabei sind die Fristen für die Steuerfestsetzungen zu beachten.

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

Es ist darauf zu achten, dass auch die elektronisch erstellten Daten für zehn Jahre vorgehalten werden müssen.

Natürliche Personen, deren positive Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) in Summe mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr 2017 betragen, müssen die damit im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren. Bei Zusammenveranlagung sind die Feststellungen für jeden Ehegatten gesondert maßgebend. Die Verpflichtung entfällt erst mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahrs, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind (§ 147a AO).

Ansprechpartner: Manfred Ettinger/Christian Fesl