Werden künftig noch Reisekosten vergütet? Mahlzeitengestellung und Pauschalbesteuerung – was bekomme ich überhaupt noch? (Teil 4)

Bewertung und Besteuerungsverzicht bei üblichen Mahlzeiten

Im Reisekostenrecht wurde neu geregelt, was steuerlich gilt, wenn der Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten gestellt bekommt. § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG bestimmt, dass ab dem 1.1.2014 generell für angemessene Mahlzeiten, die ein Arbeitgeber (selbst oder von ihm veranlasst durch Dritte) dem Arbeitnehmer anlässlich oder während der Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte oder Wohnung zur Verfügung stellt, der Sachbezugswert anzusetzen ist. Angemessen ist eine Mahlzeit, wenn diese den Wert von 60 Euro nicht übersteigt. Hierbei sind die auch zur Mahlzeit eingenommen Getränke mit einzubeziehen. Bisher durfte die Mahlzeit nur einen Wert von maximal 40 Euro haben.

Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 Euro werden als unüblich angesehen und – statt mit dem amtlichen Sachbezugswert – mit dem tatsächlichen Preis (einschließlich Umsatzsteuer) als Arbeitslohn angesetzt (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG).

Unterhalb dieser Schwelle aber wird eine solche übliche Mahlzeit nicht steuerlich als Arbeitslohn erfasst, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Abs. 4a EStG als Werbungskosten geltend machen könnte (sog. Besteuerungsverzicht).

Im Ergebnis gilt aber das gleiche, wenn der Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann, weil er innerhalb der Dreimonatsfrist nachweislich mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist oder eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung vorliegt.

Eine unübliche Mahlzeit (also eine, deren Wert 60 Euro übersteigt) ist als Arbeitslohn zu erfassen, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.

Voraussetzungen der Mahlzeitengestellung

Der Arbeitnehmer kann für die Mehraufwendungen, die ihm für seine Verpflegung bei der  Auswärtstätigkeit tatsächlich entstanden sind,  gestaffelte Verpflegungspauschalen (wir berichteten) als Werbungskosten ansetzen. Aufgrund des Besteuerungsverzichts muss der Arbeitgeber die an den Arbeitnehmer zu zahlenden Verpflegungspauschalen kürzen, wenn er ihm eine Mahlzeit zur Verfügung stellt (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 20 Prozent (4,80 Euro) und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 Prozent (9,60 Euro) der Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag (24 Euro). Zusätzlich hat der Arbeitgeber auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung  noch den Buchstaben „M“ zu bescheinigen.

Wird der Arbeitnehmer hingegen von einem Dritten geschäftlich zum Essen eingeladen, fehlt es in aller Regel an einer durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit; in diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen nicht zu kürzen.

Werden keine Verpflegungspauschalen gezahlt, braucht auch keine Kürzung für gestellte  Mahlzeiten vorgenommen zu werden. Nur der Buchstabe „M“ muss bescheinigt werden.

Die Verpflegungspauschalen gelten auch für eine Übergangszeit von drei Monaten, nachdem eine steuerlich anzuerkennende doppelte Haushaltsführung begründet wurde (§ 9 Abs. 4a Satz 12 EStG) – dazu mehr im nächsten Blogeintrag.

Wenn er Verpflegungspauschalen erstattet bekommt, kann der Arbeitnehmer keinen Werbungskostenabzug mehr geltend machen (§ 9 Abs. 4a Satz 11). Nur wenn er seine Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit selbst bezahlt, kann er ungekürzte Verpflegungspauschalen vom Arbeitgeber erstattet bekommen.

Werden dagegen vom Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung gestellt und sind die Voraussetzungen für eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen nicht erfüllt (z. B. weil die Abwesenheitszeit unter acht Stunden liegt, nicht aufgezeichnet wurde oder die Dreimonatsfrist abgelaufen ist), muss der Sachbezugswert individuell oder nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG pauschal mit 15 Prozent besteuert werden.

Im nächsten und letzten Teil (5) erfahren Sie mehr zu: Doppelte Haushaltsführung

Ansprechpartner: