Werden künftig noch Reisekosten vergütet? Teil 1: Die Tätigkeitsstätte

Zum Jahreswechsel wird sich im Reisekostenrecht vieles ändern. Dafür sorgt ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 30.9.2013 (GZ IV C 5 – S 2353/13/10004). Es gibt neue Definitionen, wie die Tätigkeitsstelle festgelegt wird, was alles unter Fahrtkosten fällt und wie man die Verpflegungsmehraufwendungen berechnet – und vieles mehr.

Was sich im Einzelnen ändert, möchten wir Ihnen in den kommenden Wochen in regelmäßigen Abständen in einer kleinen Blog-Serie  vorstellen. Wir beginnen die Reihe heute mit dem Teil 1 zur Frage, wie künftig die Tätigkeitsstätte festgelegt wird.

Die Tätigkeitsstätte mit Festlegung – Anwendung der Regelungen bei Arbeitnehmern

Anfang dieses Jahres hat der Gesetzgeber das steuerliche Reisekostenrecht grundlegend umgestaltet (BGBl. I S. 285). Regelungen der Lohnsteuer-Richtlinien, die von den neuen Vorschriften abweichen, sind künftig nicht mehr anzuwenden.

Ein zentraler Punkt der ab 1.1.2014 in Kraft tretenden Neuregelungen betrifft die Frage, wann man überhaupt von einer beruflich veranlassten Reise sprechen kann. Maßgeblich dafür ist, dass der Arbeitnehmer vorübergehend an einer anderen Stelle arbeitet als an der seines Wohnorts oder seiner „ersten Tätigkeitsstelle“. Dieser Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt künftig den Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ und ist im § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG n.F. erstmalig definiert

Der Arbeitnehmer kann nunmehr – je nach Dienstverhältnis – höchstens eine erste Tätigkeitsstätte oder ggf. nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben (§ 9 Abs. 4 Satz 5 EStG n.F.). Die Tätigkeitsstätte ist zwar im Prinzip immer eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, darunter fallen aber auch Fahrzeuge, Flugzeuge oder Schiffe. Das Arbeitszimmer ist – wie bisher – keine betriebliche Einrichtung des Arbeitsgebers oder eines Dritten und kann daher auch zukünftig keine erste Tätigkeitsstätte sein.

Quantitative Kriterien

Was die erste Tätigkeitsstätte ist, richtet sich vorranging danach, was der Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich festgelegt hat. Sind keine Festlegungen vorhanden oder sind die getroffenen Festlegungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen. So gilt etwa als erste Tätigkeitsstätte der Ort, an dem der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (§ 9 Abs. 4 Satz 4 EStG n.F.). Voraussetzung ist zudem, dass der Arbeitnehmer in einer der in § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG n.F. genannten ortsfesten Einrichtungen dauerhaft tätig werden soll.

Konkurrenz mehrerer in Betracht kommender Tätigkeitsstätten

Kommen mehrere Tätigkeitsstätten als erste Tätigkeitsstätte in Betracht, regelt § 9 Abs. 4 Satz 6 n.F., dass diejenige die erste Tätigkeitsstätte ist, die der Arbeitgeber bestimmt. Tut dieser das nicht, so ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende die erste Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 Satz 7 EStG n.F.). Dies entspricht dem Meistbegünstigungsprinzip, da dies die günstigste Variante darstellt, gerade im Hinblick auf eine eventuelle Dienstwagenbesteuerung.

Auf den möglichen qualitativen Schwerpunkt des Arbeitnehmers kommt es zukünftig nicht mehr an. Der Gesetzgeber hat sich dagegen entschieden, dieses Kriterium aufzunehmen, da es streitanfällig ist. Insoweit verliert damit die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH)  zum Schreiben des BMF vom 15.12.2011, zum 1.1.2014 seine Wirkung.

Sonderfälle wie Fahrtätigkeit und die Tätigkeitsstätte bei Vollzeitstudium sind ebenfalls neu geregelt worden.

Es ist zu empfehlen – zur Vermeidung von Streitigkeiten mit der Finanzbehörde hinsichtlich der Bestimmung nach qualitativen Kriterien und um die Nachteile eines beschränkten Werbungskostenabzugs zu vermeiden – die erste Tätigkeitsstätte zum 1.1.2014 durch arbeits- oder dienstrechtliche Weisungen zuzuordnen. Dazu zählen alle schriftlichen Vereinbarungen und Weisungen wie Arbeitsverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen.

Im nächsten Teil (2) erfahren Sie mehr zu: Fahrtkosten bei auswärtiger Tätigkeit

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